AK-Sitzung vom 30.09.09

PROTOKOLL

der Sitzung des AK Jugendberufshilfe in der LAG-Arbeit am 30.09.2009 in den Räumen von Werkstatt-Frankfurt e.V., Mainzer Landstr. 405, 60326 Frankfurt am Main
Beginn: 10.00 Uhr
Ende: 14.00 Uhr 

Gastreferenten:
Herr Gros, Helaba, Landesbank Hessen-Thüringen
Herr Klausfelder, ESF Consult Hessen 

Eröffnung und Begrüßung

Herr Lechner eröffnet die Sitzung, begrüßt die anwesenden Gastreferenten sowie die Teilnehmer und Teilnehmerinnen der Sitzung, und gibt kurze Erläuterungen zum Ablauf der Sitzung.  Es erfolgt der Hinweis, das die während der Sitzung vorgeführten Präsentationen der Gastreferenten in den nächsten Tagen auf der Homepage der LAG-Arbeit abrufbar sind. 

TOP 1 Präsentation Herr Gros „ Kontrollverfahren nach den neuen EU-Verordnungen“ 

Herr Gros beginnt die Präsentation mit Erläuterungen zur eigenen Person und Funktion. Im Rahmen der Präsentation geht Herr Gros insbesondere auf die unterschiedlichen Aufgabenstellungen von Verwaltungs- und Prüfbehörde im Rahmen des Kontrollverfahrens ein. Schwerpunkt seiner Ausführungen sind die Aufgaben der Prüfbehörde. Über die dokumentierte Präsentation hinausgehend teilt Herr Gros mit, dass das den Kontrollen zugrunde liegende Verwaltungs- und Kontrollverfahren der Prüfbehörden in Hessen im Januar 2009 durch die Kommission genehmigt wurde. Dieses neue Verfahren bedeutet für die Prüfbehörden den Wechsel der Prüfkonditionen. Wurde bisher risikoorientiert geprüft, erfolgt die Prüfung nun durch Stichproben, die nach einem bestimmten statistisch-mathematischen Verfahren ermittelt werden. Die Anzahl der als Stichprobe zu ziehenden Prüffälle bestimmt sich nach dem Ergebnis der Prüfung der durch die Verwaltungsbehörde geprüften Ausgaben. Als Faustregel gilt: Je höher die Fehlerquote, desto höher die Anzahl der zu ziehenden Prüffälle. 
Herr Gros weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass somit eine qualitativ hochwertige Arbeit der Träger vor Ort Einfluss auf die Anzahl der Prüffälle hat. Für das Jahr 2009 kündigt Herr Gros eine zweite Ziehung von Prüffällen an. Da sich diese Ziehung, im Gegensatz zur ersten Ziehung für 2009, auf eine Grundgesamtheit von weniger als einem Jahr bezieht, hofft Herr Gros auf eine geringere Zahl von Prüffällen ( ca. 80 anstatt 130 ).Den Zeitpunkt der zweiten Ziehung von Prüffällen für 2009 benennt Herr Gros mit dem Zeitpunkt nach Erledigung der Prüffälle aus der ersten Ziehung für 02/2010. Im Anschluss daran sind die Prüffälle der zweiten Ziehung bis zum 30.06.2010 zu prüfen. 

TOP 2 Präsentation Herr Klausfelder „ Verwaltungsprüfungen ESF geförderter Projekte in Hessen“ 

Auch Herr Klausfelder beginnt seine Präsentation mit Erläuterungen zur eigenen Person und Funktion. Im Rahmen der Präsentation weist Herr Klausfelder auf verschiedene Anforderungen besonders hin. Die mit der Ausgabenerklärung vorzulegende Belegliste für den Erklärungszeitraum muss in der Summe mit der jeweiligen Ausgabenerklärung übereinstimmen. Für die Belegliste werden im Rahmen der Verwaltungsprüfung Listen bevorzugt, die direkt aus den jeweils eingesetzten Buchhaltungssystemen erzeugt werden. Begründet ist dies in der bei diesem Verfahren erwarteten niedrigeren Fehlerquote. Die Umsetzung gestaltet sich abhängig vom Buchhaltungssystem jedoch tlw. schwierig bis unmöglich. In diesem Fall ist das auf der Homepage von ESF Consult Hessen eingestellte Muster der Belegliste zu verwenden. Die Ankündigungen der Verwaltungsprüfungen erfolgen für Ausgabenerklärungen zum 15.02. in der Zeit von März bis Mai, und für Ausgabenerklärungen zum 15.07. in der Zeit von August bis Oktober. Die Reduzierung auf zwei Termine zur Ausgabenerklärung begründet sich in der Anzahl der durchzuführenden Verwaltungsprüfungen von 15 % der Ausgabenerklärungen pro Meldetermin. Die bisher am Schreibtisch durchgeführten Verwaltungsprüfungen haben gezeigt, dass diese für alle Beteiligten oftmals mit mehr Aufwand verbunden ist als eine Prüfung vor Ort. Die Tendenz der Verwaltungsprüfungen wird sich daher auf Prüfungen vor Ort ausprägen. Die Prüfung, insbesondere die Prüfung vor Ort, wird im Vorfeld abgestimmt. Herr Klausfeld bittet jedoch um Verständnis für den Umstand, das alle Prüfungen bis Oktober durchgeführt sein müssen. Dies kann dazu führen, dass der Vorlauf kurz ist und die Abstimmung kurzfristig erfolgen muss. Die Bedeutung des Nachweises über die Zahlungen wird betont. Es wird erläutert dieser Nachweis ein zentraler Dreh- und Angelpunkt im Finanzsystem des ESF darstellt da nur getätigte Ausgaben erstattet werden. Der Zeitraum, in dem erklärte Ausgaben zu tätigen sind, kann über den Zeitraum der Ausgabenerklärung hinausgehend bis zur Durchführung der Verwaltungsprüfung anerkannt werden, soweit die Prüfung nach dem Zahlungsdatum stattfindet. Erläutert wird dies an einem Beispiel:
Zeitraum der Ausgabenerklärung: 01.01. – 31.05.
Belegdatum: 24.05.
Zahlungsdatum: 10.06.
Datum der Verwaltungsprüfung: nach dem 10.06.

Entsprechen Ausgaben nicht den Förderkriterien kann dies im Wesentlichen zu zwei Folgen führen. Zum Einen kann es notwendig sein, Einzelpositionen aus der Ausgabenerklärung zu streichen. Zum Anderen können seitens des Prüfers im Fall von systematischen Fehlern Korrekturen eingefordert werden. Auf Nachfrage zum Umgang mit Arbeits- und/oder Rechenfehlern im Zusammenhang mit Ausgabenerklärungen wird die Erstellung einer Korrektur-Belegliste empfohlen. Die Korrektur-Belegliste ist, projektabhängig, so früh wie möglich, spätestens mit dem Verwendungsnachweis vorzulegen. Die Erstellung sollte mit ESF Consult Hessen abgestimmt sein. Die zur Erstellung der Korrektur-Belegliste führenden Fehler und deren Korrektur sind darzulegen. 

TOP 3 Liste der Fragen an Herrn Klausfelder und Herrn Gros

Die von Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Sitzung vorab eingereichten Fragen an Herrn Klausfelder und Herrn Gros wurden, tlw. themenbezogen zusammengefasst, besprochen. Wesentliche Auskünfte zu den Fragen sowohl seitens der Gastreferenten als auch aus dem Kreis der Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden nachfolgend protokolliert. Die Zuordnung der Auskünfte orientiert sich an der Einrichtung/Institution der jeweiligen Fragesteller.

Jugendwerkstatt Gießen:
Es wird darauf hingewiesen, das das Zahlungsdatum ein wesentliches Datum darstellt. Wenn eine Ausweisung des Zahlungsdatums nicht durch das eingesetzte Buchhaltungssystem möglich ist, sollte mit dem Hersteller/Vertreiber geprüft werden, ob eine entsprechende Einpflege in einer neuen Version möglich ist. Ist dies nicht der Fall, so ist das Zahlungsdatum nachzupflegen. Hier wird jedoch auf den damit verbundenen Nachteil der Fehleranfälligkeit hingewiesen. Alternativ ist es möglich, Zahlungen zu festen Terminen zu vereinbaren, um den Aufwand bei der manuellen Ermittlung des Zahlungsdatums zu reduzieren.

Aus der Runde der Teilnehmerinnen und Teilnehmer wird mitgeteilt, das das Finanzbuchhaltungssystem „Hamburger Software“ in der neuesten Version die Ausweisung des Zahlungsdatums ermöglicht. Auch auf die Möglichkeit der Übernahme von Daten, durch Übertragung direkt aus der Finanzbuchhaltung, in eine der Belegliste entsprechende Excel-Tabelle wird hingewiesen. Eine Verteilung der indirekten Kosten nach Schlüsseln zum Jahresende ist grundsätzlich möglich. Sie muss über eine Korrektur-Belegliste erfolgen. Es erfolgt jedoch der Hinweis, das Korrekturen die Ausnahme sein sollten.Das Besserstellungsverbot wird durch ESF Consult Hessen bereits im Rahmen der Antragsprüfung beachtet. Grundlage für die Prüfung sind die Regelungen zum Besserstellungsverbot in den ANBestP des Landes Hessen. 

Grümel:
Es wird auf die Wichtigkeit hingewiesen, das die während eines Projektes getätigten Ausgaben im Einklang mit den Ausgabepositionen der Antragstellung übereinstimmen. Ansonsten ist im Rahmen von Auftragsvergaben das Vergaberecht entsprechend den Förderbedingungen etc. anzuwenden. Dies gilt auch für Honorarverträge. Eine Formularvorgabe für Honorarverträge gibt es grundsätzlich nicht da der Projektträger für die Ausgestaltung des Vertrages zuständig ist. Eine Vorgabe hinsichtlich der Vertragsausgestaltung erscheint zu weitgehend. 

Mädchentreff:
Zeitaufwände sind grundsätzlich zu erfassen und auf Anforderung zu belegen. Mindestens wird eine Wochenaufschreibung für nötig gehalten. Eine Verteilung von Zeitaufwänden auf verschiedene Projekte muss transparent dargestellt werden. Schlüsselungen von Zeitaufwänden sind mit der Zeitaufschreibung zu belegen. Zeitaufwände für Gemeinkosten (z. B. IT-Administrator) müssen transparent dargestellt und verteilt werden (z. B. Teilnehmendenstunden). Es erfolgt weiter der Hinweis, das gem. Ziffer 2.4.4. der Rahmenrichtlinie für Interventionen aus dem ESF das Realprinzip gilt. 

GWAB:
Nachzahlungen können im Rahmen eines Folgeprojektes berücksichtigt werden. Als Folgeprojekt ist ein Projekt im Rahmen einer Gesamtlaufzeit von bspw. 4 Jahren zu verstehen, das jeweils für 1 bewilligt wird. Existiert kein Folgeprojekt besteht im Rahmen und bis zur Erstellung des Verwendungsnachweises die Möglichkeit, Nachzahlungen über eine Korrektur-Belegliste zu berücksichtigen. 

Arbeit und Bildung, Marburg:
Bezüglich der Verwaltungspauschale für Gemeinkosten laufen derzeit Verhandlungen zwischen der Kommission und dem Land Hessen. Ziel ist die Einführung der Verwaltungspauschale ab 2010. Strittig ist noch insbes. die letztliche Zuordnung von direkten Ausgaben zu den bei Ermittlung der Verwaltungspauschale zu berücksichtigenden Ausgaben. Es wird ein Stimmungsbild abgefragt dahingehend, ob die Sitzungsteilnehmer/-innen die Einführung der Verwaltungspauschale begrüßen. Eine Positionierung ist jedoch nur schwer möglich, da die Entscheidung über den Umfang der zuzuordnenden direkten Ausgaben noch nicht getroffen ist. Bezüglich auf die späte Auszahlung von ESF-Mitteln wird auf das Erstattungsprinzip verwiesen. Es wird mitgeteilt, das das Land Hessen hier zeitnah tätig ist. Nicht zu ändern ist, das Ausgaben vor einer Erstattung getätigt, geprüft und ggf. geklärt sein müssen. Die daraus resultierende Problematik ist bekannt, wird jedoch kaum spürbar zu vermeiden sein. Es wird klargestellt, das eine Verpfändung von Forderungen an die ESF Consult Hessen zur Sicherung der Liquidität durch das Zuwendungsrecht nicht vorgesehen ist. Hinsichtlich der Benennung von Kleinteilen bereits im Antragsverfahren wird auf die Notwendigkeit der Detailtreue des Antrages hingewiesen. Es wird aber ebenfalls angemerkt, das im Rahmen der Antragsprüfung sehr Wohl Detailprüfungen einzelner Positionen abhängig sind bspw. von der Höhe der Position. Die Prüfung findet unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit statt. 

Sonstige:
Im Rahmen der Diskussion zu den im Vorfeld benannten Fragestellungen ergeben sich weitere Fragen.

Die zu verwendende Belegliste sieht die Angabe einer Belegnummer vor. Über die Belegnummer ist die eindeutige Zuordnung eines Beleges zur entsprechenden Ausgabenposition und Belegliste sowie deren jeweilige Identifizierung zu gewährleisten. Wenn eine solche Belegnummer sich aus anderen Systemen des Projektträgers ergibt, z. B. als Belegnummer der Finanzbuchhaltung, kann diese auch in der Belegliste Verwendung finden. Die Bildung einer besonderen Belegnummer für die Belegliste ist in diesen Fällen nicht erforderlich. Die zu verwendenden Ausgabenerklärungen sehen nicht mehr die Darstellung von Einnahmen vor, da diese lt. EU-Recht nicht mehr von den zuwendungsfähigen Ausgaben abzusetzen sind. Die Einnahmen werden nicht mehr an die Kommission gemeldet. Einnahmen müssen aber dokumentiert werden, da sie entsprechend dem Zuwendungsrecht des Landes Hessen zur Projektfinanzierung heran zu ziehen, und im Verwendungsnachweis auszuweisen sind. Im Zusammenhang mit der Beschaffung von Großgeräten außerhalb von Projektzeiträumen wird darauf hingewiesen, dass Abschreibungskosten im Rahmen von Projekten geltend gemacht werden können. 

Die Gastreferenten weisen in ihren Schlussbemerkungen auf die Tradition der Zusammenarbeit im Rahmen des AK Jugendberufshilfe hin und werten diese positiv. Die positive Bewertung Hessens im ESF Benchmarking sowie die positiven Rückmeldungen der Prüfung durch EU-Kommission vor Ort 2006/2007 sei auch der Arbeit der Projektträger zuzuschreiben. 

Herr Lechner dankt den Gastreferenten. 

TOP 4 Kofinanzierung Q+B

Herr Lechner blickt zurück auf die Trägerrunde Q+B in Fulda, insbesondere auf die dort bereits benannte Problematik der Kofinanzierung. In Wiesbaden bspw. wurde begonnen, die Rückforderungsrisiken der Kofinanzierungsgeber zu thematisieren. Dies könnte als Signal gewertet, das künftig keine Kofinanzierung mehr erfolgen soll. Es wird in der Runde abgefragt, ob die Kofinanzierung aktuell auch in anderen ARGEn oder ZKT thematisiert, diskutiert oder in Frage gestellt wird. In Teilen der Runde ist dies der Fall. Einzelfälle werden besprochen. Herr Lechner kündigt an, die Problematik weiter zu beobachten und fordert die Teilnehmerrinnen und Teilnehmer auf zu informieren, sollte sich vor Ort „etwas tun“.

TOP 5 SGB II Fachtagung Wiesbaden

Frau Gerbig blickt auf die Veranstaltung zurück. Sie fordert die Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Hinblick auf die anstehende Neuorganisation der Trägerschaft SGB II vor Ort auf, verstärkt Lobbyarbeit zu leisten, insbesondere nach den Wahlergebnissen der Bundestagswahl bei den MdB von CDU und FDP. 

TOP 6 Nächster Termin

Die nächste Sitzung des AK Jugendberufshilfe findet am Mittwoch, den 11.11.2009 um 10.00 Uhr in den Räumen von Werkstatt-Frankfurt e.V., Mainzer Landstr. 405, 60326 Frankfurt am Main, statt. 

Frankfurt am Main, den 12.10.2009
Arno Berg (Werkstatt-Frankfurt e.V.) Protokoll

AK-Sitzung vom 15.12.08

Thema: Die Instrumentenreform und ihre Auswirkungen auf die Jugendberufshilfe

Download der gleichnamigen Präsentation von Lutz Wende

Bundesministerien, Bundesinstitute, Länder

Konzepte und Statements von Trägern und Vereinigungen

Kooperationsverbund Jugendsozialarbeit (2009):  Positionspapier mit Forderungen zur Optimierung der Förderung Jugendlicher und zur Klärung von Schnittstellen.

Paritätischer / INBAS (2009): Expertise "Neue Arbeitsmarktpolitische Instrumente für Jugendliche" 

FES / Krekel + Ulrich (BiBB) (2009) : Gutachten "Jugendliche ohne Berufsabschluss - Handlungsempfehlungen für die berufliche Bildung"

Das BAMF gibt eine Studie zur beruflichen und akademischen Ausbildung von Migranten heraus.

Aus der Bremer Universität kommt eine Studie zum Ausbildungsabbruch und seiner Prävention.

Aktionsrat Bildung (berufen v.d. bayr. Landesregierung), Jahresgutachten 2007 - Download 

Innovationskreis Berufliche Bildung (berufen v. BMBF), 10 Leitlinien zur Weiterentwicklung der Beruflichen Bildung (7-2007) - Download...

Kooperationsverbund Jugendsozialarbeit, Ausbildung für Alle (9-2007) -  Positionspapier  Eine sehr engagierte und lohnenswerte Stellungnahme !

Institut der deutschen Wirtschaft, Waldthausener Thesen zur beruflichen Bildung (8-2007)- Download 

Euler / Severing, Studie (2006): Flexible Ausbildungswege in der Berufsbildung